Được mẹ dặn ở nhà nấu cơm cho mẹ thì đừng chỉ nấu mỗi cơm. Hãy chiên thêm quả trứng hay hái một ít rau về rửa. Người ta trưởng thành hơn ở những việc tự giác chứ không nhờ vào những việc được chỉ bảo.

Trong công việc, đôi lúc chúng ta chỉ “làm và cắm đầu làm” mà bỏ qua khởi động và kết thúc việc đó. Chính điều này khiến cho công việc rơi vào tình trạng chắp vá, chẳng tới đâu.

MỞ VIỆC

ĐỪNG HÔ HÀO MÀ HÃY TRUYỀN ĐẠT

Mở việc đúng không phải là giao cho ai đó một đầu việc rồi thôi. Mở việc đúng phải đảm bảo ít nhất những yếu tố sau:

1. Có người chỉ đạo và chịu trách nhiệm rõ ràng.
2. Xác định cụ thể mục tiêu, chỉ tiêu, thời hạn và kết quả mong đợi.
3. Phân tích và tiên lượng trước các rủi ro có thể xảy ra.
4. Thống nhất về phạm vi, tài nguyên, ngân sách và các điều kiện đảm bảo.
5. Tuyên bố mở việc chính thức, tất cả những người liên quan đều hiểu và cam kết.

Nếu mở việc không rõ ràng, mọi người chỉ làm trong mơ hồ, dễ sinh ra việc “cố làm cho xong” mà không hiểu làm để làm gì, làm đến đâu, tiêu chuẩn nào là đạt. Đây là nguồn gốc chính của sự lộn xộn và thất bại trong vận hành.

Tùy việc lớn nhỏ và năng lực người nhận việc mà được phép giảm lượng thông tin nêu trên nhưng ĐỪNG HỜI HỢT một khi giao/nhận việc.

XỬ LÝ VIỆC

KHÔNG CẮM ĐẦU LÀM

Giai đoạn xử lý việc cần đảm bảo:

• Liên tục kiểm soát tiến độ, chất lượng.
• Cập nhật tình hình, phát hiện vấn đề kịp thời.
• Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch nếu bối cảnh thay đổi.

ĐÓNG VIỆC

CHỚ NÊN XONG RỒI ĐỂ ĐÓ

Một số cách đóng việc bài bản:

1. Quyết toán toàn bộ kết quả: khối lượng, chất lượng, chi phí, thời gian, nguồn lực.
2. Đối chiếu so với kế hoạch mở việc ban đầu: đạt gì, thiếu gì, vượt gì?
3. Lập báo cáo chính thức.
4. Thu hồi và lưu trữ toàn bộ dữ liệu, tài liệu, sản phẩm.
5. Kết thúc chính thức: thông báo đóng việc, giải phóng nguồn lực.
6. Đúc kết: rút ra bài học, điểm tốt, điểm cần cải thiện, đưa vào bài học nội bộ.

HẬU QUẢ CỦA HỜI HỢT

• Sai lầm lặp đi lặp lại.
• Sản phẩm lọt chọt, “tùy hứng”.
• Mất dữ liệu và bằng chứng vận hành.
• Không có cơ sở để đánh giá người làm tốt hay chưa tốt.
• Tổ chức dậm chân tại chỗ, thiếu cải tiến.